Apel Perdana Awal Tahun, Fasha Serahkan Penghargaan Pengawasan Kearsipan Kota Jambi

JAMBIDAILY ADV – Wali kota Jambi H. Syarif Fasha, pimpin Apel Peningkatan Disiplin ASN Pemerintah Kota Jambi, bertempat di Lapangan Upacara Kantor Walikota Jambi (Senin, 09/01/2023).

Pada apel perdana ditahun 2023 itu, Fasha turut pula serahkan apresiasi kepada kecamatan dan kelurahan yang mencapai target realisasi PBB 100% tahun 2022, serta penghargaan pengawasan kearsipan internal dilingkungan Pemerintah Kota Jambi Tahun 2022.

Yang menarik dalam penghargaan tersebut adalah salah satu dinas Pemkot Jambi yang meraih peningkatan prestasi cukup signifikan pada tahun 2022. Adalah Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Jambi, pada tahun 2021 meraih predikat terbawah dalam penataan arsip di Kota Jambi. Namun pada tahun 2022, Diskominfo Kota Jambi langsung melesat meraih posisi terbaik kedua penataan kearsipan Kota Jambi, setelah Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Kota Jambi. Menempati urutan ketiga, Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Jambi.

Menurut Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi, Desi Purlinawati, pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.

“Maksud dilaksanakannya pemberian penghargaan kepada perangkat daerah dari nilai hasil pengawasan kearsipan internal adalah untuk memberikan reward dan memotivasi perangkat daerah untuk meningkatkan kinerja pengelolaan arsip agar lebih baik dari sebelumnya. Sedangkan tujuannya agar arsip dapat tertata secara baik sesuai dengan peraturan dan kaidah kearsipan dalam rangka mendukung Akuntabilitas Kinerja Pemerintah Daerah” ujar Desi seusai penyerahan penghargaan.

Lebih lanjut, pelaksanaan pengawasan kearsipan internal dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi selaku Lembaga Kearsipan Daerah melalui Keputusan Walikota Jambi. Aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan internal berupa pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip dan sumber daya kearsipan (sumber daya manusia dan prasarana dan sarana), Pengawasan Pengelolaan Arsip Aktif (pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif yang disesuaikan dengan daftar), dan pengawasan penyelamatan Arsip Statis (Pengelolaan Arsip Dinamis berketerangan Permanen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

“Objek pengawasan dilaksanakan di OPD dengan sampel 2 (dua) Unit Pengolah dan 1 (satu) Unit Kearsipan yang dilaksanakan pada bulan Juni s.d Agustus 2022. Dari 39 OPD (tidak termasuk Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi) yang telah dilakukan audit pengawasan kearsipan internal diperoleh peringkat Memuaskan sebanyak 1 OPD, Sangat Baik 14 OPD, Baik 13 OPD, Cukup 9 OPD dan Kurang ada 2 OPD,” bebernya.

Desi juga menjelaskan, khusus OPD yang memperoleh peringkat 1 sampai 6, termasuk Diskominfo yang mengalami lompatan besar adalah karena mereka sukses mentransformasikan penataan arsip dilingkungannya. Antara lain telah melaksanakan pembentukan Unit Pengolah (Bidang) dan Unit Kearsipan (Sekretariat), melaksanakan pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif, memiliki arsiparis, menunjuk Pengelola Arsip dengan Surat Keputusan Kepala OPD, melakukan pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, melaksanakan penyerahan arsip statis ke LKD/masih dalam proses, melaksanakan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna/masih dalam proses, menyediakan prasarana dan sarana kearsipan di Unit Pengolah (filling cabinet, folder dan sarana pendukung lainnya), serta menyediakan prasarana dan sarana kearsipan di Unit Kearsipan (Record Center dengan rak arsip dan sarana pendukung lainnya)

Seusai menerima penghargaan, Kadiskominfo Kota Jambi Abu Bakar mengatakan raihan penghargaan itu merupakan upaya kerja keras jajaran Diskominfo Kota Jambi melakukan perbaikan-perbaikan selama kurun waktu satu tahun terakhir ini.

“Ini sebuah lompatan besar bagi kami, Diskominfo mampu membalikkan kondisi yang mana sebelumnya kami sempat masuk kategori kurang, dalam artian penataan arsip kami belum maksimal. Kemudian kami lakukan pembenahan total pada semua aspek penataan arsip, sehingga kami dinilai cakap dan layak untuk meraih juara dua tahun ini,” ujar Kadiskominfo Kota Jambi, Abu Bakar

“Semoga ini menjadi modal dan motivasi bagi kami untuk terus berkinerja kedepannya dalam mendukung akuntabilitas kinerja Pemkot Jambi,” pungkas Kadiskominfo Kota Jambi itu.(*/)